Tư duy chiến lược là một trong bộ ba yếu tố quan trọng của hoạt động quản lý dự án. Không những thế, nó còn là tư duy không thể thiếu cho tất cả các vị trí quản lý.

Nếu bạn chưa từng nghe về ba yếu tố quan trọng trong hoạt quản lý dự án, thì bạn hãy xem video dưới đây nhé.

Tư duy chiến lược có thể được luyện tập thông qua một số thói quen đơn giản.

Hôm nay PM Learning sẽ giới thiệu đến các bạn các thói quen giúp hình thành, cũng như rèn luyện tư duy chiến lược. Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản lý trong tương lai, hay bạn đang là một nhà quản lý, thì việc luyện tập các thói quen này hàng ngày sẽ giúp bạn hình thành tư duy chiến lược hiệu quả.

Tư duy chiến lược là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chiến lược là nhận biết rõ chúng ta đang ở đâu, chúng ta muốn gì và chúng ta muốn đạt được điều đó như thế nào.

Tư duy chiến lược giúp đưa ra các quyết định có mục đích cụ thể nhằm di chuyển từ trạng thái hiện tại đến mục tiêu mong đợi.

Thói quen tổ chức thông tin

Mỗi ngày làm việc, bạn sẽ tiếp cận với hàng ngàn thông tin khác nhau. Nguồn thông tin có thể đến từ hoạt động nghiên cứu, họp hành, hay từ đồng nghiệp.

Việc xử lý các thông tin này một cách hiệu quả, chính là hoạt động chiến lược cơ bản nhất.

Hãy luôn phân loại thông tin

Nếu bạn từng sử dụng mindmap, bạn có thể đã từng nghe rằng bộ não con người làm việc tốt hơn nếu như thông tin có tính liên kết. Phân loại thông tin là hoạt động giúp liên kết các thông tin có cùng tính chất vào một nhóm.

Nếu bạn có thói quen phân loại và lưu trữ thông tin có tổ chức, bạn chắc chắn sẽ rất dễ dàng tìm lại thông tin ấy về sau, dù là 10 hay 20 năm đi nữa.

Một ví dụ các bạn có thể thấy ở hình dưới, đó là việc phân loại thông tin theo các nhóm có cùng mục đích, bên trong phần mềm ghi chú.

Thói quen phân tích thông tin

Thói quen phân tích thông tin là một thói quen giúp bạn hình thành tư duy khỏe mạnh (healthy thinking).

Tuy nhiên, phân tích thông tin lại là một kỹ năng rất rộng, do đó, PM Learning đã lựa chọn một số thói quen đơn giản, bên trong kỹ năng phân tích thông tin để giới thiệu đến các bạn.

Để có một tư duy khỏe mạnh, hướng chiến lược, và mang khả năng phân tích, thì dưới đây là các thói quen cần lưu ý mỗi khi các bạn tiếp cận với nguồn thông tin mới.

Luôn kiểm tra tính hợp lý của thông tin

Bước đầu tiên trong tiếp nhận thông tin, đó là kiểm tra tính hợp lý. Và cách đơn giản nhất để kiểm tra tính hợp lý, đó là xem xét tính thống nhất, cũng như kiểm tra sự khác biệt đơn lẻ bên trong thông tin.

Lấy một ví dụ đơn giản, khi bạn đang xử lý một file excel gồm các thông tin cá nhân của mọi người trong công ty, trong đó có 2 cột là số chứng minh nhân dân, và cột ngày tháng năm sinh:

• Đối với cột chứng minh nhân dân: bạn nhận ra một sự thống nhất đối với cột này, đó là tất cả các số chứng minh nhân dân đều không bắt đầu bằng số 0. Khả năng rất cao là số 0 ở đầu mỗi số CMND đã bị mất đi, khi cột bị format thành dạng number.
• Đối với cột ngày tháng năm sinh: cột này bạn đã kiểm tra và nó đang được format ở dạng text. Nhưng bạn lại không chắc khi nhập liệu, mỗi người trong công ty có hiểu cùng một định dạng ngày tháng hay không. Lúc này bạn cần tìm điểm khác biệt đơn lẻ. Giả sử định dạng là AA/BB/CC, bạn cần dò xem có trường hợp nào số AA lớn hơn 12 hay không, và có trường hợp nào số BB lớn hơn 12 hay không. Nếu có cả trường hợp AA>12 lẫn trường hợp BB>12 cùng tồn tại ở các dòng khác nhau, thì bạn có thể kết luận, chắc chắn mọi người có hiểu khác nhau trong việc nhập ngày sinh, như vậy 03/04/1990 là ngày sinh không thể xác định chính xác ngày và tháng, lúc này bạn cần có kế hoạch kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Vì sự khác biệt đơn lẻ đó đã phá vỡ tính thống nhất của cột ngày sinh, dẫn đến sự sai sót.

Thói quen kiểm tra tính hợp lý của thông tin chính là thói quen tiền đề trong phân tích thông tin, và sẽ giúp bạn hình thành tư duy chiến lược hiệu quả. Bởi chiến lược phụ thuộc rất lớn vào thông tin.

Luôn tìm điểm liên quan của thông tin

Bản chất của thông tin là rời rạc, và các thông tin rời rạc thì không thể dẫn đến kết luận. Nhưng trong thực tế, thông tin lại được sử dụng để đưa ra kết luận. Như vậy, khi tiếp nhận thông tin, sau khi kiếm tra tính hợp lý của nó, thì gần như ngay lập tức, bạn cần phải động não để tìm các điểm liên quan bên trong thông tin.

Điểm liên quan có thể là các thông tin lặp lại, hay các thông tin thuộc về cùng một đối tượng, hay các thông tin có sự khác biệt tương đồng….

Ví dụ: khi đội ngũ của bạn nhiều tháng nay bị chậm deadline, liên tục phải tăng ca đề hoàn thành kế hoạch. Bạn dò lại các thông tin có liên quan, và bạn nhận ra trong mỗi tháng, tỷ lệ tăng ca xảy ra nhiều nhất vào tuần thứ 3 của tháng.

Bạn lại nhận ra, vào các tuần thứ 3 này, thường là thời điểm trao các bản thử nghiệm cho các phòng ban liên quan, và họ thường xuyên phản hồi với các yêu cầu chỉnh sửa khác với hiểu biết ban đầu của team.

Từ đó, bạn nhận ra nguyên nhân gây ra tình trạng chậm trễ, chính là sự thảo luận các yêu cầu chưa rõ ràng, chưa có tính thống nhất giữa các phòng ban. Do đó, bạn lên chiến lược để chỉnh sửa việc đảm bảo các yêu cầu là rõ ràng.

Tìm điểm liên quan giúp đưa ra được các kết luận dựa trên thông tin, khi này chúng trở thành các hiểu biết sâu sắc (insight), và là nền móng của việc ra chiến lược.

Kết thúc phần 1

Và đó là toàn bộ phần một của chuỗi bài viết “Các thói quen giúp rèn luyện tư duy chiến lược.” Ở các phần sau, chúng ta sẽ thảo luận về:

• Thói quen đặt câu hỏi “tại sao”.
• Thói quen xem xét nguyên nhân – hệ quả.
• Thói quen phân tích “nếu – thì”.
• Thói quen hướng sự vật sự việc.

Các bạn đừng quên theo dõi các kênh của PM Learning, hoặc đăng ký nhận bài viết qua email thông qua form phía dưới website, để không bỏ lỡ các thông tin hữu ích nhé.

• Facebook Page: https://www.facebook.com/pmlearning/
• Linked In: https://www.linkedin.com/company/pmlearning/
• Blog: https://pmlearning.vn/blog/

Bài viết phần 2: https://pmlearning.vn/thoi-quen-giup-ren-luyen-tu-duy-chien-luoc-phan-2/